Grou.cz je Marketingová digitální agentura, která se zaměřuje na výkonnostní reklamu pomocí komplexního prodejního funnelu a to nejen v Čechách, ale pro celou EU. Za 3 roky působení společnost obsloužila už více jak 500 spokojených klientů.
Zadání Grou.cz znělo takto:
Potřebovali jsme profesionální telefonickou zákaznickou podporu, protože měsíčně zpracováváme více než 300 příchozích hovorů. Často se stává, že klienti volají během schůzek nebo v okamžicích, kdy se jim nemůžeme plně věnovat, což snižuje kvalitu naší zákaznické péče a zároveň zvyšuje denní stres a tlak.
Pokud bychom chtěli vše zvládat sami, museli bychom zaměstnat jednu až dvě asistentky na plný úvazek a vybavit kancelář, což by zahrnovalo náklady na nábor a školení.
Z těchto důvodů jsme hledali jiné řešení.
Požadavky a cíle které chceme spoluprací dosáhnout:
Sháněli jsme optimální řešení pro nepřetržitou zákaznickou linku, které by minimalizovalo náklady na personál a zahrnovalo:
- Profesionální komunikaci
- Proaktivní přístup
- Efektivitu a rychlost v odbavení hovorů
- Maximální dostupnost pro klienty (24/7)
- Důvěryhodnost
- Schopnost pracovat v našem interním systému
- Uklidnění klientů
- Okamžité předání závažných informací manažerům
- Minimalizaci nákladů při maximálním počtu odbavených hovorů
- Zodpovězení běžných dotazů
- Správu kalendářů
Chtěli jsme také sledovat činnost našich obchodníků a zajistit, aby systém byl efektivní bez potřeby dlouhého zaškolování a časově náročné kontroly. Naše prioritou bylo najít řešení, které by zefektivnilo provoz bez velkých investic do zaškolení nových operátorů, vybavení kanceláří a zázemí, stejně jako bez nutnosti zvládání dovolených, nemocí a směnného provozu.
Jak jsme celou situaci vyřešily a jaké to mělo výsledky:
Manažer Osobní asistentky s námi probral všechny možnosti a my jsme jí poskytli potřebné materiály a postupy, které mají být dodržovány.(udělal se takový scénář)
Hovory podle vytíženosti na náš kontaktní telefon jsou nyní přesměrovány na linku Osobní asistentky. Tato linka zpracovává hovory od zájemců o naše služby nebo stávající klienty. Asistentka zadává kontakty do našeho interního systému a předává je konkrétnímu obchodníkovi nebo manažerovi projektu. Manažer poté řeší dotazy podle stanovených priorit a nemusí ztrácet čas zvedáním telefonu během schůzek. Díky tomuto systému jsme nyní schopni efektivně prioritizovat všechny došlé hovory, které vyžadují další řešení s konkrétním manažerem nebo obchodníkem.
Co k tomu říká Grou.cz
´´Pokud bychom si najali 1-2 asistentky, které by zajistily obsluhu klientů 8 hodin denně, stálo by nás to minimálně 55 000 až 100 000 Kč měsíčně. K tomu bychom museli připočítat náklady na kancelář, technické zázemí, licence pro práci s hovory, nábor zaměstnanců, náhradu za dovolené a nemoci, a také bychom museli investovat čas do školení, vedení a kontroly. Díky Osobní asistentce jsme tyto výdaje ušetřili.
Naši klienti obdrží absolutně profesionální servis, protože se vždy dovolají a na hovory mimo pracovní dobu nebo o víkendech se vždy odpovídá zpětným voláním. Když si potřebuji něco ověřit, dostáváme emailové notifikace o každém hovoru, který asistentky uskuteční, včetně specifického zápisu – vše je tedy pečlivě evidováno a dohledatelné.
Jsem velmi spokojen s Osobní asistentkou, jak z hlediska profesionality, tak z hlediska finanční úspory pro naši firmu. Asistujem.cz musíme jedině doporučit! ´´